منو سایت

  • خانه
  • اخبار
  • ارائه بهترین نرم افزار مدیریت اسناد در ایران

ارائه بهترین نرم افزار مدیریت اسناد در ایران

 تاریخ انتشار :
/
  اخبار
نظر: شرکت های فناوری باید از ترفندهای ارزان دست بردارند و برای حمایت از حقوق بشر بیشتر تلاش کنند

تعریف نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟ سیستم مدیریت اسناد چگونه کار می کند؟ در این مقاله می خواهیم به مزایا و ویژگی ها بپردازیم نرم افزار مدیریت اسناد و هنگام خرید سیستم مدیریت اسناد انتخاب خوبی داشته باشید.

احتمالاً می دانید که وقتی صحبت از سازمان ها، شرکت ها، ادارات و غیره می شود، همه تغییرات مثبت به دنبال دارد. این تغییرات در نرم افزارهای مدیریت اسناد نیز اعمال می شود. به عنوان مثال، با همین نرم افزار، کارمندان دیگر از روی میز به پرونده نمی روند یا قراردادها و قبوض را پیدا نمی کنند، دیگر تلفن را بر نمی دارند تا برای تأیید درخواست امضا کنند. پس چه کار می کنند؟ آنها می توانند به جای جابجایی اشیاء و اسناد کاغذی، به راحتی با نرم افزار و تجهیزات مدیریت اسناد، فضای دیجیتال خود را جابجا کرده و کار کنند. حال با این مقدمه از شما دعوت می کنیم تا با ما همراه باشید تا نرم افزار مدیریت اسناد را بررسی کنیم.

تعریف نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟ سیستم مدیریت اسناد چگونه کار می کند؟

شک نکنید هر نرم افزاری که نام مدیریت را یدک می کشد، الزاماً یک سری کارها را به هم متصل و هماهنگ می کند. این نرم افزار همچنین برنامه ای است که قادر است اسناد را بر اساس یک سیستم خودکار پردازش و ذخیره کند و بر اساس یک سری داده های دقیق آنها را به یکدیگر متصل کند. البته ممکن است برخی استفاده از این نرم افزار را معادل نرم افزارهای پشتیبان گیری بدانند. اگرچه زیرسیستم ها اتوماسیون اداری هستند، اما سیستم مدیریت اسناد سه عملکرد اصلی دارد. سازماندهی، ذخیره و توزیع اسناد. طبق تعریف، یک سیستم مدیریت اسناد باید حداقل این سه کار را به خوبی انجام دهد.

  • • سیستم مدیریت اسناد شما باید به اسناد و فایل های منابع مختلف دسترسی داشته باشید. این منابع ممکن است شامل موارد زیر باشد: اسکن، ویرایش و دیجیتالی کردن فایل های کاغذی، ایمیل های دریافتی و خروجی، پیوست ها و نرم افزارهای خارجی مانند CRM یا ERP. محتوای تولید شده توسط کاربر به صورت محلی در سیستم مدیریت اسناد ذخیره می شود. هنگامی که اسناد از هر منبعی بارگیری می شوند، سیستم باید راهی برای فهرست بندی و طبقه بندی این اسناد، اغلب با ابرداده، داشته باشد.
  • • سیستم های مدیریت آسنادی باید اسناد را به درستی ذخیره و بایگانی کند. می توان گفت این سیستم ارتباط مستقیمی با نرم افزار پشتیبان گیری دارد. مهمترین مشکل برای ذخیره سازی باید امنیت اطلاعات باشد. ذخیره سازی متمرکز به محافظت از اطلاعات شرکت در برابر افراد مخرب کمک می کند. چگونه با مجوزهای پویا توسعه یافته، سازمان ها می توانند کنترل کنند که چه کسی به اسناد یا اسناد خاص دسترسی دارد.
  • • سیستم های مدیریت اسناد آنها باید جستجو و دسترسی به اسناد را تسهیل کنند. یعنی با متادیتا، همه فایل ها برچسب گذاری می شوند تا بتوان آنها را با پارامترهای زیادی پیدا کرد. به عنوان مثال، تاریخ، نام طرفین قرارداد، واحد تجاری یا بخش و غیره. با تمام این اطلاعات اضافه شده به ابرداده سند، جستجوها بهتر عمل می کنند و کاربران می توانند اسناد را سریعتر و راحت تر بازیابی کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

تا اینجا ما آن را پیدا کرده ایم نرم افزار مدیریت اسناد DMS این باید کار را آسان‌تر، پربازده‌تر و کارآمدتر کند و البته کارمندان را از ساعت‌ها کار خسته‌کننده و خسته‌کننده نجات دهد، زیرا نمی‌توانند به سرعت اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنند. حال بهتر است با مزیت های اصلی این نرم افزار به جز کاهش هزینه که یک مزیت بارز است آشنا شوید.

افزایش بهره وری: وقتی کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد یا انجام کارهای دستی و تکراری می کنند، زمان بیشتری برای کار با ارزش افزوده خواهند داشت. اینطور نیست؟

کاهش خطرات امنیتی: حفظ امنیت اطلاعات و اجرای کنترل دسترسی پویا ریسک امنیت اطلاعات را کاهش می دهد. به عنوان مثال، در صورت وقوع آتش سوزی یا سیل غیرقابل پیش بینی، زمانی که اسناد در فضای ابری ذخیره می شوند، لازم نیست نگران باشید زیرا بازیابی آسان است.

اقدامات سازگاری بهبود یافته: پایبندی به بسیاری از اسناد تجاری می تواند پیچیده و چالش برانگیز باشد. این سیستم از جریمه، مجوزهای لغو شده و حتی مسئولیت کیفری با خودکارسازی اسناد مهم برای برآوردن الزامات نظارتی جلوگیری می کند.

جستجوی سریع بدون اتلاف وقت: گفته می شود که کارمندان به طور متوسط ​​18 دقیقه را صرف جستجوی یک سند می کنند. این واقعا وقت گیر و خسته کننده است. سیستم مدیریت اسناد این اتلاف وقت را بر اساس متادیتا و مشخصات اسناد حذف می کند.

اشتراک گذاری و همکاری گسترده: این سیستم راه را برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری هموار می کند. یعنی اسناد از منابع و مکان های مختلف موجود است. با استفاده از این مزیت، کاربران می توانند اسناد را به اشتراک بگذارند، گردش کار را نظارت کنند و سایر عناصر را بررسی کنند.

نظر: شرکت های فناوری باید از ترفندهای ارزان دست بردارند و برای حمایت از حقوق بشر بیشتر تلاش کنند

ویژگی های مهم یک سیستم مدیریت اسناد چیست؟

دانستن ویژگی های مهم این سیستم می تواند به شما کمک کند تا بفهمید این نرم افزار چه کاری می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد. پس با موارد زیر آشنا شوید:

صرفه جویی و آرشیو: با استفاده از این ویژگی می توانید به راحتی بازیابی، ذخیره و اشتراک گذاری را برای استفاده های بعدی انجام دهید. متمرکز کردن این فرآیند تضمین می کند که اطلاعات مربوطه در صورت نیاز بلافاصله در دسترس است.

امنیت و کنترل دسترسی داشته باشید: این ویژگی با اعمال مجوزهای مبتنی بر نقش برای وارد کردن فایل از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کند. برخی از برنامه ها نیز آدرس های IP را محدود می کنند. به طور کلی، این فقط به افراد مناسب اجازه می‌دهد تا فایل‌های خاصی را باز، مشاهده و اصلاح کنند.

کنترل دستور آشپزی: کپی اسناد خود را بدون نیاز به نگهداری چندین نسخه از یک سند نگهداری کنید. به شما امکان می دهد تمام نسخه های ساخته شده را ببینید.

نمایه سازی و طبقه بندی فایل اسناد: برای بازیابی سریع و آسان با توجه به مشخصات و کلید فایل، این را به صورت سیستماتیک فهرست کنید.

ویرایشگر اسناد PDF : تنظیمات و تغییرات در یک فایل PDF آسان است. متن، جعبه متن، تاریخ و نوار پیش نمایش سفارشی را اضافه کنید. همچنین می توانید با بررسی املای آنلاین یادداشت برداری کنید و اشتباهات املایی را حذف کنید.

آنلاین بودن: با این ویژگی دیگر محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد. در هر مکان و هر زمان با تلفن همراه خود به نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

همگام سازی فایلاو: فایل های آنلاین را با کپی کردن اسناد ذخیره شده در سیستم خود همگام سازی کنید.

آماده سازی گزارش: از این ویژگی برای ایجاد گزارش های دقیق در مورد مسیری که فایل دنبال کرده است، از جمله نام کاربری، تاریخ و زمان دسترسی به فایل، نوع اقدام و نظرات کاربر استفاده کنید.

انتخاب مناسب هنگام خرید نرم افزار مدیریت اسناد

حالا این با کارایی نرم افزار مدیریت اسناد آشنا، بهتر است بدانید که برای تهیه نرم افزار موثر باید به یک شرکت مجرب مراجعه کنید تا از تمامی مزایا و ویژگی های خوب این نرم افزار مطمئن شوید. در این میان یگانه سافت یکی از بهترین تولیدکنندگان اینگونه نرم افزارها می باشد که در این زمینه بسیار موفق عمل می کند. سیستم مدیریت اسناد منحصر به فرد کاملاً مبتنی بر وب است و امنیت و سرعت بالایی را تضمین می کند. این سیستم با کاهش هزینه های شما، نحوه سفارش و خرید و پشتیبانی حرفه ای به صورت آنلاین و حضوری، با قابلیت اتصال به سایر نرم افزارهای سازمان، دستگاه گردش کار و موتورهای جستجوی حرفه ای، آرشیو و آرشیو الکترونیکی، امکان انتخاب مناسب برای تعریف Document، امکان تعریف ساختار بخش های اسناد، تعریف فیلدهای اطلاعاتی مربوط به اسناد، تعریف آرشیو مجزا برای بخش های مختلف سازمان در ساختار مدیریت متمرکز، تعریف سطوح دسترسی و ….

نظر: شرکت های فناوری باید از ترفندهای ارزان دست بردارند و برای حمایت از حقوق بشر بیشتر تلاش کنند

و در نهایتبا کمک سیستم مدیریت اسناد در سازمان ها و شرکت ها می توانید به راحتی اسناد را سازماندهی، ذخیره و توزیع کنید. قابلیت های این سیستم باید به گونه ای باشد که این سه عملکرد را به طور کامل پوشش دهد. این باید در هنگام طراحی یک سیستم مناسب در نظر گرفته شود.

تنها شرکت نرم افزاری به لطف تجربه و کیفیت کار در تولید نرم افزار مدیریت اسناد ثابت کرده است که ابزاری برای این انتخاب است. در این مقاله به ویژگی ها و مزایای اصلی این سیستم پرداخته ایم. حالا به من بگو چقدر در مورد ویژگی ها و قابلیت ها نرم افزار مدیریت اسناد تنها اطلاعاتی دارید؟